由發出註冊證書當日起，當其時的業主即成為一個永久延續的法人團體，而新委出的管委會即當作為法團的第一屆管委會。 視乎個別情況，土地註冊處約需1至3個月時間辦理有關申請。 如希望在1個月內完成註冊程序，須在遞交申請書時以書面說明原因。 召集人須確定，業主在同一業主會議上，藉決議以“得票最多者當選”投票制，從他們當中選出合資格的管委會委員。 如候選人的數目不多於管委會委員的數目，則該等候選人會被視作自動當選。
登記冊可備存於公司的註冊辦事處或《公司紀錄（查閱及提供文本）規例》（第622I章）訂明的地方（第641及648條）。 如屬前成員紀錄，最少的期限為自該人不再是公司成員的日期起計的10年（第627條）。 如屬決議及成員大會紀錄，以及一人成員公司決定的書面紀錄，期限為自有關決議、會議或決定的日期起計最少10 年（第618條）。 公司的章程細則亦可訂明其他程序批准該公司在不舉行會議的情況下通過某決議，但有關決議須獲得全體有權表決的成員的同意（第561條）。
業主大會流程: 會議、決議及公司紀錄
而有關「大型維修」定義，亦由過往按屋苑單位數目分為3級，再增加2級並調整實際金額。 現在距離「優化升降機資助計劃」接受申請尚有數月時間，我希望透過這篇網誌，讓業主深入了解組織法團對籌組大廈維修改善工程的重要和長遠益處。 仍未有法團的樓宇業主若遇到疑難，可聯絡市建局和政府部門提供協助。 業主大會流程 只要各方同心協力，將成立法團的工作付諸實行，可讓樓宇維修保養有「法」－透過法團做好樓宇管理，和配合相關法例要求定期檢測樓宇，及進行所需的維修保養工作，締造安全、宜居的安樂窩。 市建局現正整理所有接獲的申請，根據分別與發展局和屋宇署，以及與保安局、消防處及屋宇署組成的兩個督導委員會所制定的評分機制，釐定申請個案於兩項計劃下的優先次序，分批處理個案。 「2.0行動」的評分機制，主要按樓宇安全風險評估、以及是否已聘請顧問或承建商等因素而定；而「消防資助計劃」的評分機制，則主要根據樓齡、消防安全指示的發出日期、以及是否已聘請顧問或承建商等因素而定。
即使秘書及司庫並非管委會委員，其姓名和地址也會列載於法團登記冊內。 管委會主席或秘書宜親自到土地註冊處辦事處辦理申請手續，以及繳付所需費用。 召集人須確定，業主在同一業主會議上，藉決議以“得票最多者當選”投票制，從管委會委員當中選出主席、副主席(如設立的話)、秘書及司庫各一名。 倘有多於1名共同擁有人擬就其單位份數投票，召集人只可視在土地登記冊排名最先的共同擁有人所投的票為有效，不論其是否親自投下或委任代表出席投下。
業主大會流程: 業主立案法團支援
如法院信納該權利正被濫用，以取得在帶誹謗性質的事宜上不必要的宣傳，則該公司無須傳閱陳述書。 業主大會流程 除非公司另有決議，否則提出這項請求的成員須承擔傳閱費用。 大家只要依據建築物管理條例去管理大廈，熱心參與，利用條例的框架去監督管理公司，亦可僱用律師作為法團的法律顧問，保障所有業主的權益。 若業主需要更多大廈管理相關資料及法律意見，可到民政事務處尋求協助，民政事務處專責為市民提供專業的大廈管理諮詢服務，亦設有法律諮詢中心，使實際面對法律難題的市民可取得初步及正確的法律意見，此項服務完全免費。 除了監管業主立案法團，條例亦載明業主和物業管理公司的職責和權利，即使有法團的幫助，也不代表業主可以完全置大廈事宜不顧，業主有責任主動關心法團工作，而物業管理公司也需要根據條例的指引，協助大廈打理一切事務。 如果任何一方沒有履行職責任務，隨時可以被強制命令以其他物業管理公司代為管理大廈。
早前驚傳青衣大型屋苑「灝景灣」管理公司收錯管理費足足20年，《胡‧說樓市》編輯部花了時間研究過往案例，始發現相關情況隨時發生於你跟我的屋苑之中。 《公司紀錄（查閱及提供文本）規例》是在新條例下制訂的其中一條規例。 此規例訂明公司備存公司紀錄在以下方面的安排及程序：備存紀錄的地方；查閱紀錄；以及提供紀錄文本。 公司如中止登記支冊，該登記支冊的所有記項，均須轉移至該公司在香港以外的同一地方備存的另一登記支冊或該公司的成員登記冊（第639條）。
業主大會流程: 樓宇復修流程
因為「業主委員會」的職能是由公契所賦予，故職權不能凌駕於管理公司之上，管理公司也可以自行決定是否採納「業委會」的意見。 在新條例下，要求以投票方式表決的最低人數規定是5名有權在成員大會上表決的成員，或佔全體有權在該成員大會上表決的成員的總表決權5%的一名或多於一名成員（第591條）。 如公司的章程細則訂明可在不舉行會議的情況下通過決議的程序，而章程細則的條文又符合第561及條的規定，則該公司可根據其章程細則所載的該等條文通過決議。 如屬周年成員大會，如果全體有權出席並在該成員大會上有權表決的成員都同意，便可以將通知期縮短至少於21日(第571條)。 如屬任何其他成員大會，如果佔有權出席並在該成員大會上有權表決的成員人數的多數成員都同意，而該等成員合共佔全體成員的總表決權最少95%，便可以將通知期縮短至少於14日(就有限公司而言)或7日(就無限公司而言)(第571條及571條)。
樓宇復修工程的規模較為龐大，合約價值一般超過法團年度預算的20%，因此須根據《建築物管理條例》的要求，交由業主大會決定是否採納收到的投標書。 業主應積極並盡可能親身出席會議投票揀選合適的工程承建商，以保障自身權益。 業主大會流程 民政事務局於2016年提出修訂《條例》，當中涉及9個方面，包括採購和大型維修工程、委任代表文書及妥善保存和傳閱記錄等。
業主大會流程: 管理委員會第150次常務會議 – 會議議程
除非管委會秘書接獲業主或已登記承按人的書面通知，表示須在登記冊上紀錄其他地址，否則業主的地址須為其擁有單位的地址，而已登記承按人的地址須為已登記按揭契約上所載的地址。 管委會秘書須備存載有建築物各單位業主名稱和地址的登記冊。 單位如已承造按揭，秘書須在登記冊內紀錄已登記承按人的名稱和地址。 列載於法團登記冊內的資料如有任何變動，管委會秘書須在28天內以土地註冊處處長指明的格式，通知土地註冊處處長。 條例第3A或第4條召開，管委會在遞交申請書時，須同時提交民政及青年事務局局長所發出命令的副本一份，或土地審裁處所發出命令的副本一份(視屬何情況而定)。
對於未能遵守保留所有委任代表文書規定的有關管委會，建議施加刑責，並加重未能保管招標文件等罰則，最高罰款2.5萬元。 《公司紀錄（查閱及提供文本）規例》只適用於新條例中已指明並規定須受此規例規限的公司紀錄。 舉例而言，此規例涵蓋成員登記冊、董事登記冊及債權證持有人登記冊，但不適用於會計紀錄（該等紀錄受新條例第373至378條管限）。 由於當公司有需要根據第550或552條傳閱被提出的採用書面決議形式的決議時，第553條的規定方會適用，因此，按照第553條須傳閱被提出的採用書面決議形式的決議的規定並不適用於以上情況。
業主大會流程: 成立業主立案法團
1c) 正如我在文中提到，承辦商在面談中的表現是其中一個可靠的甄選指標。 因為在過程中可反映出對方是否準備充足，對突發的提問是否可以從容應付，從而對其提供的服務是否專業得到一點啟示。 如果議案他日需要交由業主大會投票決定（如2年的清潔服務合約），那麼管理處和業委會委員就必須要制定一份回標分析參考，預先給業主閱讀及參詳，公投才會變得有意義。 設置投訴機制，方便居民舉報在過去數月與居民攀談中不難發現大家對屋苑管理質素馨竹難書。
- 如公司秘書是自然人，舊條例有關登記冊須載有公司秘書「通常住址」的規定由須載有公司秘書通訊地址的規定所取代（第650條）。
- 由於週年大會議程甚多及比較冗長，建議將大會開始時間推前半小時，即晚上 7.30分開始；並提早半小時開放場地，方便業主排隊辦理登記入場手續, 減少因業主提早離場，導致不夠法定人數而將會議餘下未表決事項延期的風險。
- 如沒有按及的情況下作出委任，則可由其中1名共同擁有人親自投下，或由其中1名共同擁有人所委任的代表投下。
- 召集人向全體業主發出最少 14 日的會議通知，並於大廈當眼處展示通知，以及刊登於一份認可報章。
- 會上，與會者關注履行召集首次業主大會會議的情況、設立共同儲備基金、大會會議的投票方式及授權規定等。
在開始第二階段（聘請工程承建商）前，工程顧問需要展開樓宇勘察工作，了解樓宇的整體狀況及老化程度，從而制定合適的樓宇復修方案及工程估算，以便編制聘請工程承建商的標書，而「招標妥」下的獨立專業人士會在上述過程為業主提供意見。 這些申請「招標妥」服務的業主，大多沒有籌組樓宇工程的經驗，因此他們在聘請工程顧問前，市建局職員會參與法團舉辦的簡介會，向業主詳細講解籌組維修工程的具體流程、聘請工程顧問的作用、其職責及服務範圍等，以便他們制定合適的工程顧問服務標書。 這些前期工作有助增加籌組工程的透明度和加強業主的信心，減低日後業主間可能出現誤解的機會，連同草擬招聘合約及往後的招標程序等，一般也需要12個月才能完成。 市建局在2016年5月推出的「招標妥」樓宇復修促進服務（「招標妥」），即將滿3周年。 第二十七條 物業管理區域內業主人數較多的，可以幢、單元、樓層為單位，推選一名業主代表參加業主大會會議，推選及表決辦法應當在業主大會議事規則中規定。
業主大會流程: 什麼是「業主委員會」? 什麼是「業主立案法團」?
很多人以為買了一個單位之後，就可以關門不理世間事，門外有垃圾或放置雜物都毋須理會，屋內拆牆改窗都不關外人事。 事實上，他們買的並非獨立物業，而是在不同時段與一大班業主一起購買了地產發展商在該幅土地上興建的建築物，並根據所佔的面積計算出業權份數，這班業主就是該業權份數的管有人。 業主大會流程 根據《建築物條例》（第21 1A條），只有當管理費新增幅度超過50%，法團才需要召開業主大會通過決議。 但是，龍門居事件中的增幅不足50%，所以並不受條例規範。 業主立案法團是根據《建築物條例》（第344章）而制定，提供業主一個法律依據，能夠放心依靠法團管理大廈，並且平衡業主立案法團的權力與職責，方便物業的日常運作。
由政府伙拍市建局合作推行的「樓宇更新大行動2.0」（「行動2.0」）和「消防安全改善工程資助計劃」（「消防資助計劃」），在今年7月初起，經過三個多月的時間，已於10月31 日截止接受申請。 「2.0行動」和「消防資助計劃」，分別收到約600宗及約2,500宗申請。 根據4月9日特别業主大會座位安排不足的經驗，管理處在5月23日舉行週年大會當晚，應最少提供200個座位，給到場業主使用。
業主大會流程: 業主/業主立案法團支援
第九條 符合成立業主大會條件的，區、縣房地產行政主管部門或者街道辦事處、鄉鎮人民政府應當在收到業主提出籌備業主大會書面申請後60日內，負責組織、指導成立首次業主大會會議籌備組。 只有一個業主的，或者業主人數較少且經全體業主同意，不成立業主大會的，由業主共同履行業主大會、業主委員會職責。 • 議決由指定的管委會委員簽署合約，並授權業主代表或管理公司代表在合約上聯合簽署以作見證，以增加公正性。
- 至於與這項變更有關的過渡性及保留安排，請參閱附表11第114及117條。
- 事實上，要加強業主對管理公司的監察，目前「民政事務署」對管理公司制定了一份《大廈管理的最佳做法》指引，例如規定管理公司招標工程，需要擬備招標書。
- 至於與這項變更有關的過渡性及保留安排，請參閱附表11第116條。
- 如決議是採用書面決議形式通過，有關公司須在通過後的15日內，就此事向公司每名成員及公司的核數師送交通知（第559條）。
- 而由於屋苑業主對工程承建商的服務質素有較嚴謹要求，故此在審核標書時決定分兩階段審核標書。
- 這個屋苑的業主，過去曾嘗試組織大型維修工程，惟過程並不順利。
- 公司的章程細則亦可訂明其他程序批准該公司在不舉行會議的情況下通過某決議，但有關決議須獲得全體有權表決的成員的同意（第561條）。
就傳閱被提出的採用書面決議形式的決議而言，公司的章程細則如沒有指明一個佔總表決權低於5%的所需百分比，而該公司亦沒有收到佔全體有權就該決議表決的成員總表決權不少於5%的成員提出要求，要求該公司傳閱該決議，則該公司無須按照第552條傳閱該決議。 如有成員提出書面決議，而有關公司收到佔總表決權不少於百分之五，或有關公司的章程細則為此目的而指明的較低百分比的成員提出要求傳閱該決議，則該公司須向全體有權表決的成員傳閱該決議（第 552條）。 免除舉行周年大會的相關條文屬許可性條文，該條文並沒有明訂凌駕公司章程細則的條文。
業主大會流程: 管理委員會第146次會議議程
因為文中提及部份委員未有出席與承辦商面議及其後續的審核工作，請問有多少位未有與會？ 那麼那些委員們有否向其他曾參與面議的委員表達過他們挑選他們心儀的公司是憑什麼理據或準則呢？ 正如公司聘請員工一定要面試和問答以作觀察是否能符合僱主的聘用標準。 標價只是一個死的數目，不能全數反映承辦商的質素，除了在質詢和溝通的過程中。 即使清潔合約交由業主大會審批，我們都需要業委們有理據的分析和建議。 《行政指引》載有民政總署更新的大廈管理最佳做法，並納入了民政事務局和民政總署於二○一四至一五年度就《建築物管理條例》（第344章）（《條例》）檢討進行的公眾諮詢時作出的建議，以及於二○一七年十一月向立法會民政事務委員會匯報的優化建議。
業主大會流程: 業主會議後的跟進工作
可想而知，業主在這階段需要處理的工作複雜而耗時，不可能匆匆完成。 至於其他未有成立法團的樓宇，特別是針對「三無」大廈，市建局早前亦已委聘法律顧問，協助有關業主查閱其樓宇公契，了解在沒有成立法團的情況下，業主可否根據大廈公契條款，容許業主憑藉業主大會通過有效決議為樓宇公用地方進行維修及改善工程。 這項法律顧問服務至上月底申請期完結時一共協助65宗樓宇個案完成審視公契的工作，過程中發現當中超過九成的公契，並未包含相關業主有效決議條款。 管委會成員由業主大會投票選出，負責決策恆常大廈管理事務，於重要事項如聘用物業管理公司、核數師、大廈維修工程招標等提供建議方案，再於法團業主大會中投票表決。 業主大會流程 第三階段的工作主要透過電子招標平台（「平台」）招聘工程承建商，及截標後進行開標並由工程顧問審核每份標書及撰寫評核報告，最後召開業主大會議決中標的承建商。
業主大會流程: 管委會秘書
基於上述種種複雜的情況，我已叮囑市建局同事必須將這些公契條款的複雜性和有機會衍生的問題，清晰而詳盡地向有關未成立法團的業主說明，促請業主慎重考慮組織法團，或至少尋求全體業主一致通過所需的決議，以便參與計劃。 為了提昇會議效率，管理處應增加驗票機至4部同步點票；並事先提醒手持大量委任代表文書的業主, 務必在會議開始時間前30 分鐘領取選票及登記入場。 法團將在本月21日於西貢大會堂再次舉行大會，翠家呼籲業主親身出席大會，或簽署新的授權書，又建議業主將授權書交予翠家逐一紀錄再統一遞交。 翠家又指，將會在本月17日集體報案，要求政府部門介入，並派員監察本月19日授權書截止後管理處點算工作。 【本報訊】將軍澳翠林邨大維修爭議持續多月，爆出假授權醜聞。
業主大會流程: 業主大會
在業委會成立之前的物業都屬於前期物業，是由早期的大業主（開發商）通過公開招投標選取的。 業委會一旦成立，就必須對前期物業的存續做出召開業主大會來表決是否續簽或者公開招投標。 因為，業委會的主要職責是監督，並沒有執法權，而重大事項的決定很多時候是需要召開業主大會投票表決的，並非是業委會單方面可以決定。 九、首次選舉產生的業主委員會，全體委員的名單必須在本物業管理區域內公示7日，並在選舉產生之日起三十日內向物業所在區物業行政主管部門書面申請備案。
